现在用例子说明实现方法

每次公布成绩，都需要面对一个难题： 《学生成绩表》。为了便于总结，每个人的成绩占据一行；但是每个学生的《成绩通知单》都是为了美观而设计的多排多列。如何方便快捷地进行格式转换？WPS表格功能可以轻松为您解决问题。先来看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式(可以下载这个文件方便学习)。参见图1和图2。

图1报告表

图2成绩通知

解决方案：

1.《成绩表》和《通知单》的分数建立在两个工作表中。

2.《通知单》你可以通过函数调用《成绩表》中每个学生的信息。

3.创建一个用于选择所有学生姓名的单元格下拉菜单。当选项改变时，通知将跟随改变。而且在现有材料上增加学生人数后也不会受到影响，使通知设计实现通用功能。

理清思路，现在用例子说明实现方法。

1.选择《成绩表》 A1作为定义名称，点击【插入】【名称】【定义】，然后输入如图3所示的信息：在当前工作簿的名称中输入“名称”(不加引号)，在引用位置输入“=offset”($ A $ 1，1，0，counta (a3333)公式含义：A列的学生数由COUNTA(A:A)-1返回，A列的非空单元格数减少1，其中包含单词然后使用OFFSET函数提取A列中的所有学生姓名.

图3定义名称

第二步。将数据有效性设置到《通知单》的A4单元格中，点击“数据有效性设置”，在允许有效性条件的地方选择条件为序列，在源处输入“=name”，确认右侧的“提供下拉箭头”已经勾选(见图4)，然后点击单元格I4尝试效果(见图5)。

图4设置数据有效性

图5有效性建立的单元格下拉菜单

第三步：建立通知的基本格式。根据下图6创建一个空白格式，用于调用报表的数据。

图6通知格式

第四步：设计公式调用数据。

A.选择单元格C2并输入以下公式：

=VLOOKUP(I4，成绩单！A2:D1000，4，0)' 'I4 '学生成绩通知'

B.选择单元格D4并输入公式：=i4。

C.选择单元格F4并输入以下公式：

=VLOOKUP(I4，成绩单！A2:C1000，3，0)

D.选择单元格H4并输入以下公式：

=VLOOKUP(I4，成绩单！A2:B1000，2，0)

E.选择单元格F5并输入以下公式：

=VLOOKUP(I$4，成绩单！A$2:K$1000，ROW(A5)，0)

F.选择单元格F5，将公式下拉至F11。

这时在设计公式时，可以选择单元格I4的下拉箭头选择不同的学生姓名，可以看到《通知单》的数据也随之发生了变化。打印后，通过下拉框随时打印任意学生的成绩，不破坏原始成绩单的格式。

分析：VLOOKUP是一个搜索公式，有四个参数，分别是【搜索值】、【数据表】、【序号】和【匹配条件】。

查找值是需要在目标区域搜索的目标数据。您可以输入目标值或单元格引用。

数据表是要搜索的区域。本例中只有10个数据，参考区输入A2: D1000，这样在给评分表添加数据时，通知公式就可以通用了，不需要修改公式。如果你的学生人数超过1000，你可以相应放大这个参考字段，这样公式就可以适应所有的变化。

序列号是指目标值在搜索区域中所处的列数。输入2返回目标区域第二列的值。

匹配一般有两个选项，0和1。0表示完全匹配，1表示近似匹配。匹配条件可以根据不同情况选择。

结论：WPS表的查找功能，又称引用功能，功能强大，灵活。它对于搜索数据和格式转换很有用。LOOKUP函数VLOOKUP也是HLOOKUP，LOOKUP，MATCH，INDIRECT，INDEX，OFFSET等。只有灵活掌握这些功能，我们才能做到

WPS表单真正发挥了潜能，将很多人工查询方式转化为自动功能搜索，提高了效率。