Excel如何建立可选项查询系统？

如何在Excel中建立可选项查询系统？对于普通用户的数据查询系统，需要制作一个可以根据各种项目随意查询的亲和界面。巧用VLOOKUP和OFFSET功能即可实现。

一般需要为员工记录、产品记录、合同记录、学生成绩列表记录等经常查询的记录提供查询接口。您可以通过输入简单的文本(如员工编号、姓名、合同编号和产品型号)来快速查询所需的记录。在Excel2010中，人们通常使用VLOOKUP函数作为查询接口，但是VLOOKUP只能根据记录表中的第一列进行查询。在实践中，由于已知的查询条件不同，往往需要随时选择不同的列进行查询。就员工记录而言，除了按员工号查询外，有时还需要按姓名、身份证号、联系电话查询。那么我们如何通过可选列进行查询呢？本文以员工记录表的查询为例，介绍了两种方法。

一、查询界面设置。

无论使用哪种方法，查询界面总是一样的。我们来介绍一下查询界面的设置。

使用Excel2010打开“员工记录”工作表，新建“查询”工作表，根据需要设计查询界面。这里，我们设计在单元格B2中输入查询关键字，单元格A2用于输入要查询的列标题。查询结果显示在单元格A4:D10中。选择单元格A2，切换到数据选项卡，然后单击数据有效性。在数据有效性窗口，点击“允许”下拉列表，选择“序列”，输入来源为“=员工记录！133601”是记录工作表的标题行(图1)，并确认设置。这样既方便了在A2中从下拉列表中选择要查询的记录列标题，又有效避免了在A2中输入不存在的列标题而导致的查询错误。设置完成后，在A2中选择并输入一列标题“名称”，输入正确的名称，以免以后输入公式时出现#不适用的错误。

然后选择B7，右键“设置单元格格式”，在“数字”选项卡中选择“文本”格式，确保身份证号可以正常显示。同样，应该先为D5和D6设置日期，然后才能将其显示为正常日期。其他有特殊格式要求的单元格必须逐一设置，以保证查询结果的正确显示。

二是实现可选列查询。

在Excel中使用VLOOKUP和OFFSET函数可以轻松查询任意一列。在这里，我们将分别介绍这两个功能的实现方法。其实我们只需要选一个。

方法一。偏移功能。

使用OFFSET函数，需要定义员工记录表中每一列数据的名称，才能实现可选列的查询效果。操作相对简单，不会影响原员工记录表的布局。

切换到“员工记录”工作表，选择所有数据列(A:L)，然后在“公式”选项卡的“定义的名称”组中单击“按选择创建”。在“使用选定区域创建名称”窗口中，仅选择“第一行”选项(图2)，然后单击“确定”根据列标题定义每列的名称。切换到查询工作表，选择B4单元格，输入公式=偏移量(记录！$ A1，MATCH($ B2，INDIRECTIVE($ A2)，0)，0。在单元格B4:B10和D4:D8中输入此公式，但将公式中的最后0改为1、2、3 … 11，以便分别显示相应列的内容。

好了，现在只需要在“查询”工作表中选择单元格A2，点击其后面的下拉按钮，从下拉列表中选择列标题“联系电话”，然后输入查询内容“13605076742”，即可查询陈桂馨的个人记录，联系电话为13605076742(图3)。

注意：如果要查询全数字身份证号，必须在身份证号前加一个半角的单引号，如“‘350621197602232010’”，这样身份证号才能正常显示查询。否则，输入的身份证号无法正常显示，无法查询结果。不要预先设置文本格式的B2单元格的值。虽然身份证号码可以以文本格式显示，但会将输入的电话号码、序列号、日期等值变成文本，导致输入电话号码、序列号、日期时出错。