我们还需要为这些宏创建一个工具栏和相应的命令按钮

对于包含许多数据列的Excel工作表，用户通常希望只显示一些对他们有用的数据列，并隐藏不必要的数据列。同时，不同的用户往往有不同的数据列要显示。

比如一个学生的多科成绩单，语文老师可能只想看语文成绩，而数学老师可能只想看数学成绩。但由于多科成绩汇总在一起，老师查看单科成绩会不方便。如果可以根据不同用户的需求快速隐藏用户不需要的数据列，只留下用户需要的数据列，用户就可以轻松专注于需要的数据。很多用户可能会说，这太简单了！

只需隐藏不必要的数据列。是的，但问题是，如何隐藏？对于每个用户来说，每次查看数据列时手动隐藏和取消隐藏数据列会非常麻烦。但是，在Excel视图和宏的帮助下，这个问题很容易解决。下面，笔者以一个学生多科成绩单为例，介绍具体的实施方法。

步骤1:创建用户视图

首先，在Excel中打开学生成绩工作表(图1)。首先，让我们设置语言视图，其中只显示语言分数。选择除学生证、姓名、中文数据栏外的所有数据栏，右键选择数据栏表头，在弹出菜单中选择“隐藏”命令。

这样，工作表中只剩下中文成绩。然后，依次单击视图-视图管理器进入视图管理器对话框。点击“添加”按钮，在“名称”框中输入“中文视图”(如图2所示)，点击“确定”按钮返回，将创建中文视图。重复以上步骤创建其他所需视图。

第二步：录制视图切换宏

创建视图后，虽然可以通过视图管理器进行切换，但每次操作都太麻烦了。因此，切换视图操作可以被记录为宏以减少切换操作步骤。让我们先记录下查看中文视图的宏。依次点击工具-宏-录制新宏，在宏名称中输入查看语言，点击确定开始录制宏(如图3所示)。

然后，单击视图视图管理器进入视图管理器。在视图列表中选择“中文视图”，然后单击“显示”按钮。最后，单击“停止录制”按钮完成录制宏。这样，记录了用于查看中文视图的宏。重复以上步骤，依次录制其他需要的宏。

步骤3:创建视图切换按钮。

在宏被记录之后，我们需要为这些宏创建一个工具栏和相应的命令按钮。否则每次使用宏对话框运行宏都不方便。右键单击工具栏上的任意位置，然后从弹出菜单中选择自定义。在打开的自定义对话框中，切换到工具栏选项卡，然后单击新建按钮。在工具栏名称框中输入切换视图，然后单击确定。

此时，“自定义”对话框的边缘将出现“切换视图”工具栏。这是我们刚刚创建的工具栏。然后，在“自定义”对话框中，切换到“命令”选项卡，在“类别”列表中选择一个宏，并将“命令”列表中的自定义按钮拖放到“切换视图”工具栏的右侧。右键单击刚刚拖放的自定义命令按钮，在“名称”框中键入“查看语言”将其重命名，并选择“始终仅使用文本”(图4)。

再次右键单击自定义命令按钮，并选择“指定宏”命令。在弹出的对话框中，选择“视图语言”宏，然后单击“确定”返回到自定义对话框。重复以上步骤，为其他宏创建相应的命令按钮。完成的切换视图工具栏如图5所示。

至此，整个工作完成。以后想查看某个科目的分数时，可以通过点击“切换视图”工具栏上相应的命令按钮，快速切换到只显示某个科目分数的视图。使用这种技术，我们还可以帮助财务、工程和技术人员从大量数据中快速找到他们需要的数据。