您用来编辑表单的软件不提供缩放和打印功能

第一个措施：让Excel根据纸张的宽度和高度进行打印。

1.启动Excel，打开需要的工作簿文件，点击对应的工作表。

2.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后单击“页面”选项卡。

3.在“纸张尺寸”框中，将原稿B4设置为A4，然后在“缩放比例”栏下，选择“调整为”，将“页面宽度”和“页面高度”两个输入框中的数字设置为“1”(图1)。

图1

4.单击确定按钮。

现在，再次打印这个Excel表格，一张A4纸就能装下整个表格。其实经过以上设置，Excel会根据需要减少打印出来的图像和文字。通过打开“页面设置”对话框，可以在“页面”选项卡上的“缩放”框中查看的特定缩减百分比。如果文件中有手动分页设置，使用“调整为”选项后，这些设置将被忽略。

第二个措施：让Word根据纸张大小“缩放”打印

小佳的问题是Excel表格的“缩放”打印。如果您编辑的Word表单遇到同样的问题，解决方法与Excel不同。具体方法如下：

1.启动Word并打开所需的文档。

2.在“文件”菜单上，单击“打印”命令。

3.在“比例”列的“按纸张尺寸缩放”框中，选择“A4”纸张类型(图2)。

计算机教程图2

4.单击确定按钮。

当“缩放”文档进行打印时，更改仅在打印时发生，Word不会更改文档本身的设置，这与Excel不同，因为Excel也会更改工作表的设置。对于Word，上述过程只是调整了本次打印的文档比例。要以这种方式调整所有打印周期中的文档比例，请单击“工具”菜单上的“选项”，然后单击“打印”选项卡，并选择“允许重新调整A4/信纸大小”项目。

第三个措施：让打印机根据纸张大小自动打印。

也许，你用来编辑表单的软件没有提供“缩放”打印的功能。比如一些财务软件生成的B4纸质会计报表，如何打印在A4纸上？此时，我们可以直接向打印机求助，设置打印机减少打印。现在，让我们以爱普生手写笔照片1290打印机(操作系统是Windows XP SP2)为例。

1.单击开始，选择设置，然后单击打印机和传真。

2.右键单击EPSON手写笔照片1290打印机，然后从快捷菜单中选择属性。

3.在常规选项卡上，单击打印首选项按钮。

4.进入“布局”选项卡，勾选“缩放”和“满”，然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸张尺寸。

5.依次单击确定按钮关闭每个对话框。

完成上述设置后，打印时，系统会自动“缩放”打印内容，将其打印在A4纸上。特别是，如果以后不需要将打印的内容“缩放”到A4纸上，需要按照上面的操作取消选择“缩放”项，否则打印机会一直“缩放”打印。

缩放文档不仅可以省去调整的麻烦，还可以减少纸张的浪费。为什么不呢？