办公室加速技巧

使用更快的方法为文档插入目录。

在早期版本的Office中，每次插入目录时，都需要在对话框中进行设置，然后才能将目录插入文档。新版Office中的操作会简单很多，可以代替用户完成大部分工作，使得插入目录的操作更加容易。方法如下：

1.将光标放在要插入目录的位置。

2.切换到“参考”选项卡，并单击“目录”组中的“目录”按钮以打开“目录库”。

3.“目录库”向用户直观展示各种目录的排列和显示效果。用户只需要选择一个满意的目录表单，就可以立即完成目录插入操作。

与未安装Microsoft Office的用户共享文档。

微软办公已经能够支持直接生成PDF文件格式。PDF是国际文档格式，现在有很多PDF文档阅读程序可以免费下载使用。要将Word 2007文档发送给那些没有安装相同样式的Microsoft Office程序进行浏览的用户，将文档转换为PDF文件格式并保存是一个不错的选择。方法如下：

1.打开要在Word中发布的文档。

2.在Word 2007主窗口左上角，点击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】——gt[PDF或XPS]命令打开“发布为PDF或XPS”对话框。

3.指定新PDF文件的保存路径和文件名，点击【发布】按钮，完成Word文档到PDF文档的转换操作。

快速访问您最常用的功能。

Office2007采用了名为“功能区”的全新用户界面组织，将以前深埋在菜单中的功能浮动到各种选项卡中。同时，Word 2007也为用户提供了构建个性化工具箱的机会。您可以将最常用的函数添加到工具箱中，这样您就可以一键执行所需的命令。这个工具箱就是“快速访问工具栏”。方法如下：

1.回想一下，平时打开编辑文档时，哪些功能最常用，需要多次点击才能使用？通过切换功能区中的选项卡或浏览“办公按钮”菜单找到此功能。

2.右键单击该功能，并从快捷菜单中执行命令“添加到快速访问工具栏”，该功能将出现在快速访问工具栏中。

3.如果您觉得快速访问工具栏的默认位置每次点击都不方便，可以右键单击它，然后从快捷菜单中执行命令“在功能区下显示快速访问工具栏”。这样，快速访问工具栏将自动显示在功能区下方的位置。