利用Word的搜索和替换功能对文档进行快速分页

我从论坛上找到了一个很好的教程集，所以我复制了它并存储在一个文档中。我想打印出来细细品味，但文档里的文章一开始就连在一起了，没有分页，打印的太仓促，不完美。我大致浏览了一下，发现文章的编排有一个共同的规律：都是从“第一篇简体中文数字文章”开始，形式如图1所示。

图1

文档里有100多篇文章，手动翻页挺麻烦的。既然是常规，Word的“查找替换”会有用！以下是通过搜索和替换对每篇文章进行分页的具体步骤：

1.执行编辑替换，打开查找和替换对话框，并在其中进行设置，如图2所示。

图2查找和替换

描述：

在“搜索内容”框中输入“(13)(章节[一二三四五六七八九X ]{1，})”，其中“()”用于分组，这里的搜索内容分为两组；和P一样，“13”也代表段落标记，但是当在图2中选择了“使用通配符”多个选项时，在“查找内容”框中不能使用P，只能使用“13”。当第一篇文章在文档开头时，这里加个“13”可以避免在第一篇文章前加分栏符(除非第一篇文章前有序言)；“[一二三四五六七八九X]”指方括号内的任何字符；“{1，}”表示至少出现一个以前的字符，在本例中也可以使用“{1，5}”。

在“替换为”框中输入“1 122”，其中“1”代表“查找内容”框中的第一个分组内容；“12”代表分栏；“2”表示“查找内容”框中的第二组内容。

因为上面的“()”、“[]”和“{}”是通配符，所以必须在对话框中选中多个选项“使用通配符”。

2.点击“全部替换”按钮，效果如图3所示。

图3效果

接下来，如果您想美化每个文档的标题，可以继续如下替换，如图4所示。

图4美化了每个文档的标题。

其中“替换为”框留空，单击“格式”按钮，将段落分别设置为“居中对齐”和“标题2”。单击全部替换按钮，结果如图5所示。

图5全部替换

从这个例子中，我们可以看到Word具有强大的搜索和替换功能。只要文档对于某个任务有规律可循，我们就可以通过查找替换来简化复杂度，让我们从原来的手工操作中解放出来，大大提高了工作效率。